Wiele firm boryka się z narastającą ilością dokumentów papierowych gromadzonych w licznych archiwach podręcznych o zróżnicowanej formie. Problemem jest zarówno narastająca liczba dokumentów (sama w sobie) jak również szybkość odnalezienia pożądanej treści.
Stan ten dodatkowo komplikują obowiązujące przepisy prawne obligujące przedsiębiorstwa do przechowywania dokumentacji przez długi okres. W rezultacie dokumenty przechowywane są na „wszelki wypadek” przez dziesiątki lat. Ich ilość narasta, jednocześnie potęguje się chaos informacyjny. Dlatego bardzo ważnym elementem systemów klasy ECM jest uporządkowana archiwizacja. Firma Clarite Polska posiada doświadczenie we wdrażaniu systemów obiegu dokumentów, systemów archiwizacji uwzględniających implementację instrukcji kancelaryjnych z uwzględnieniem podziału dokumentacji zgodnie z JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).
System archiwizacji dokumentów
Wdrożenie strategii archiwizacji znacząco ułatwia szybki dostęp do pożądanych dokumentów. Dokumenty zostają zdigitalizowane, skatalogowane i odpowiednio posegregowane w archiwum fizycznym, co w znacznym stopniu ułatwia zarządzanie wielkimi zbiorami dokumentów przedsiębiorstwa. Wersje elektroniczne, nawet bardzo starych dokumentów, mogą być dostępne na żądanie, ponadto sam zainteresowany może szybko wyszukać taki dokument skracając czas pozyskania oraz odciążając pracowników archiwum.
Archiwizacja dotyczy nie tylko dokumentów fizycznych ale również elektronicznych i dlatego warto w długoterminowym planie wykorzystania systemów, zadbać o archiwizację dokumentów zgodnie z aktualną sytuacją prawną.
Ustawodawca dla niektórych rodzajów dokumentów (np. majątkowych, ubezpieczeniowych, rozliczeniowych) wymaga określonych terminów przechowywania, zatem już podczas rejestracji dokumentów w systemie powinny one zostać poprawnie sklasyfikowane, dzięki czemu m.in. możliwe będzie automatyczne uruchomienie trwałej archiwizacji, bądź procesów brakowania po upływie terminu określonego dla danych typów dokumentów. Ważnym etapem procesu brakowania, utylizacji jest także rzetelne raportowanie wykonanych czynności wraz z wykazem poddanych im dokumentów (kto, kiedy, co?).
Dobrą praktyką jest budowanie elektronicznych składnic dokumentów, które mogą być nie tylko repozytorium dokumentów przedsiębiorstwa, ale także działając we współpracy z systemem zarządzania dokumentami, odciążać go z dokumentów, które nie są przetwarzane już w bieżących procesach przedsiębiorstwa. Elektroniczna składnica dokumentów może pełnić rolę archiwum, w którym dokumenty przechowywane w formie elektronicznej odpowiadają fizycznym dokumentom przechowywanym w fizycznych składnicach dokumentów. System ten może zarządzać procesami wypożyczania i brakowania dokumentów zarówno w formie elektronicznej i jak fizycznej.